Étude de cas : Impact Administratif Fleurus

• Communication difficile entre les départements, les services ou les intervenants,
• Longs délais d’attente entre les activités de traitement,
• Nombreux documents en attente de traitement, processus d’approbation longs et multiples,
• Formulaires nombreux et multiplication des copies, diffusion trop large et mal ciblée,
• Nombreuses corrections provoquant des retours en arrière,
• Postes de travail goulets ne pouvant suivre le rythme,
• Taux de service instable et insatisfaisant,
• Agencement des bureaux mal adapté générant des déplacements,
• Management des équipes fortement axé sur la technique, délaissant la gestion de la performance, des compétences et des flux.

• Définition : durant cette phase, nous définissons le périmètre d’intervention, les indicateurs permettant de mesurer la performance du processus, ainsi que le point zéro (situation initiale des indicateurs). Tous les employés du périmètre concerné sont sensibilisés aux outils du LEAN et une équipe de travail est définie (Équipe ImpAct).

• Mesure : à partir de l’étude de la VSM (Value Stream Mapping), l’Équipe ImpAct analyse les processus, les gaspillages majeurs (actions à non valeur ajoutée), etc. L’Équipe ImpAct fixe des objectifs à atteindre au regard des enjeux de l’entreprise (Délais, Productivité, Taux de service, etc.).

• Analyse : l’Équipe ImpAct agit sur l’organisation en y intégrant de nouvelles méthodes de gestion (management visuel, flux tendus, rituels de pilotage, etc.). Elle apporte des solutions pour réduire les gaspillages majeurs et définit un plan d’action. L’Équipe ImpAct présente à la direction de l’entreprise et au personnel concerné le plan d’action et les objectifs visés.

• Innovation / Implantation : l’Équipe ImpAct met en œuvre le plan d’action sur une période d’une à deux semaines.

• Contrôle : des indicateurs et des tableaux de bord sont créés pour suivre la performance du nouveau processus. Ils sont analysés et commentés lors des rituels de pilotage. L’encadrement, formé lors du projet, exploite ces données dans le principe de l’amélioration continue.

• L’Organisation appréhende et gère mieux ses processus. Ainsi, elle optimise sa productivité et ses délais de traitement. Elle est en position d’accroître son volume d’affaires, d’augmenter sa disponibilité pour les clients, d’être plus réactive et de proposer une offre plus compétitive.